Comment Bien Choisir Sa Salle de Réunion ?

Pourquoi faire le choix d’une salle de réunion/séminaire à l’extérieur de votre entreprise ?

Tout au long de votre parcours professionnel, il est fort probable que vous soyez amené à participer à des réunions ou à organiser des séminaires dans des lieux extérieurs à votre entreprise. Ces réunions revêtent souvent différentes finalités, la plus courante étant l’organisation de sessions de formation. Dans ce contexte, l’objectif principal est de développer de nouvelles compétences chez les participants, ce qui peut se traduire par des ateliers, des présentations, des débats, et des discussions, ou d’autres activités.

Par ailleurs, les réunions et séminaires peuvent également constituer des occasions précieuses pour renforcer la cohésion au sein des équipes internes de l’entreprise. Le cadre extérieur offre en effet une opportunité idéale pour favoriser les échanges informels, partager des expériences et tisser des liens qui seront bénéfiques à une collaboration plus efficace à l’avenir. Ces rencontres stimulent également la créativité, encouragent les échanges d’idées et favorisent le sentiment d’appartenance, créant ainsi un environnement propice à la conception de projets innovants et à la recherche de solutions.

Cet article a pour vocation de vous guider dans le choix optimal d’une salle de réunion ou de séminaire, ainsi que dans l’organisation de cette journée spéciale. En prenant en compte ces éléments, vous serez mieux équipé pour planifier et mener à bien vos événements professionnels.

Critères pour choisir une salle de réunion parfaite ?

Le choix d’une salle de réunion est crucial pour le succès de votre événement d’entreprise. En prenant en compte ces aspects, vous serez mieux préparé pour choisir une salle de réunion qui répond efficacement à vos besoins et contribue au succès de votre événement. Voici nos conseils pour bien choisir une salle de réunion :

• – Taille de la salle : Assurez-vous que la salle soit adaptée au nombre de participants prévus. Une salle trop grande peut donner une impression d’éparpillement, tandis qu’une salle trop petite peut être inconfortable lors du déroulement de votre évènement. 
• – Équipements techniques : Vérifiez si la salle est équipée des technologies nécessaires, telles que des systèmes audiovisuels, des écrans, des connexions Internet fiables, des prises de courant, etc. Pour anticiper tout imprévu, assurez-vous que tout fonctionne correctement avant le début de la réunion.
• – Disposition de la salle : Sélectionnez une disposition qui correspond à l’objectif de votre réunion. Les configurations en U, en théâtre, en salle de classe ou en conférence présentent des dynamiques différentes et ne seront pas toutes adaptées à votre événement.
• –Localisation : Prenez le temps de choisir un emplacement facilement accessible par tous les participants, en tenant compte des transports en commun, du stationnement ect.
• – Services et commodités : Vérifiez les services disponibles, tels que le service traiteur, les pauses-café, la restauration sur place, etc. Des commodités comme des tableaux blancs, des fournitures de bureau et des espaces de pause peuvent également être importantes.
• – Ambiance et esthétique : L’ambiance de la salle de réunion peut influencer le déroulement de l’événement. Choisissez un lieu qui correspond au ton de votre réunion, qu’il s’agisse d’un cadre formel, décontracté ou créatif.
• – Réputation du lieu : Consultez les avis en ligne ou demandez des recommandations à d’autres professionnels qui ont utilisé le même lieu pour des réunions. La réputation du lieu peut être un indicateur important de la qualité des services fournis.

Quelques questions à se poser avant de réserver votre salle de réunion :

Afin de ne connaître l’entièreté des modalités pour la location de votre salle de réunion, posez-vous quelques questions : 

• Quels équipements sont inclus dans la réservation ?
• La salle dispose-t-elle de fenêtres pour la lumière naturelle ? 
• La salle est-elle accessible pour les personnes à mobilité réduite ?
• Y a t-il des frais supplémentaires pour la location d’équipements audiovisuels ?
• Y a t-il un service de restauration pour les pauses gourmandes et pour le déjeuner ?
• Quelle est la politique d’annulation et quels sont les frais d’annulation ?
• Y a t-il un espace de stationnement disponible pour les participants de l’événement ?

Conseils pour maximiser l’efficacité de votre réunion :

Premièrement, assurez-vous que l’endroit où se déroule la réunion est confortable et bien équipé, avec suffisamment de sièges, une température agréable et des systèmes de rafraîchissements si nécessaire.

Pour l’organisation de votre réunion, il est essentiel de définir clairement ses objectifs. Les objectifs agissent comme des guides et donnent une direction à la réunion, permettant d’aider les participants à comprendre son but ainsi que les attentes qui y sont liées. Cette approche apporte une clarté directionnelle à la réunion en focalisant les efforts et les discussions sur les aspects cruciaux, ce qui évite les détours inutiles et optimise l’utilisation du temps. Des objectifs précis réduisent également le risque de frustration parmi les participants, qui pourraient se sentir perdus sans directives claires sur leur rôle. 

Fixez une durée maximale pour la réunion et respectez-la. Les réunions qui s’éternisent peuvent rapidement devenir contre-productives.

À la fin de la réunion, récapitulez les décisions prises et les actions à entreprendre, ainsi que les responsabilités de chacun. Nous vous conseillons d’envoyer un compte rendu aux participants pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Quelle salle de réunion de l’hôtel Le Littré choisir ?

Au sein de l’hôtel Le Littré, nous disposons de quatre salles de réunion/séminaire idéalement situées à proximité immédiate de la gare Montparnasse. Si vous êtes à la recherche d’une salle pouvant accueillir jusqu’à 24 personnes en disposition en U et 35 personnes en disposition en théâtre, nous vous recommandons notre Salon Le Littré pour une journée de travail productive. Baignée de lumière naturelle, cette salle offre un cadre lumineux et les équipements nécessaires pour garantir le succès de votre séminaire.

Si vous souhaitez trouver une salle de réunion pouvant accueillir 12 personnes en conférence et 24 en disposition théâtre, le salon Blaise sera idéal. Son ouverture vers notre cour intérieure constitue un véritable atout pour profiter de vos pauses en plein air. La disposition en “conférence” convient idéalement aux groupes de travail lors de séminaires cruciaux ou de réunions impliquant les dirigeants et les comités exécutifs. La disposition autour de la table ovale favorise l’espace, facilitant les échanges harmonieux entre les participants, ce qui est particulièrement propice aux prises de décision lors des assemblées.

Notre salon Parnasse est idéal pour des réunions de 6 à 8 personnes. Fonctionnel, confortable et climatisé, il offre un cadre propice au travail en petit groupe, baigné de lumière naturelle et avec vue sur la cour intérieure de l’hôtel.

Enfin, si vous souhaitez profiter d’une ambiance chaleureuse et propice à la détente, le salon le 9 est le lieu idéal à Montparnasse pour recevoir vos clients et collaborateurs dans un cadre très intimiste. Grâce à sa superficie de 43m2, il est idéal pour 10 personnes en conférence, 30 personnes en théâtre ou pour vos cocktails et enfin 16 personnes en U.

Nous vous invitons à découvrir les salles de réunions, séminaires et d’évènements de l’Hôtel Le Littré. Profitez de l’expertise de notre équipe commerciale spécialisée, prête à vous orienter vers la salle idéale pour votre occasion, en tenant compte de vos besoins spécifiques et en facilitant votre réservation. Toutes nos salles sont équipées d’un paperboard, ainsi que d’un vidéo projecteur. Vous avez également à disposition crayons et notes ainsi qu’une bouteille d’eau individuelle. Que vous organisiez une réunion d’affaires, un séminaire professionnel ou tout autre événement spécial, nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape du processus, afin de garantir la réussite de votre événement dans notre établissement.